外字[[2006]06号外語系檔案管理制度

外語系文件

外字 [ 2006 ]  06号

外語系檔案管理制度

一、檔案收集制度

1、接收檔案時要堅持嚴格按照學校有關檔案管理的規定标準執行，保證進館檔案的質量，使進館檔案符合檔案管理标準化、規範化和現代化的需要。

2、要定期接收外語系各二級部門的檔案和有關資料。

3、人事變更時，要做好交接手續，保證及時、完整地收集歸檔材料。

4、要做好檔案、黨群檔案、行政檔案、教學檔案、科技檔案、聲像檔案等的收集工作。

二、檔案保管制度

1、檔案保管必須設置适應需要的空間、專用櫃，并有較為完善的防護措施。對發生褪變和破損的檔案要采取補救措施，确保檔案的完整與安全。

2、櫥具排列有序，并便于管理和通風。

3、案卷排列要自左至右、從上而下地順序進行，排列要整齊、美觀。

4、檔案保持清潔，禁止亂放雜物，。

5、每半年對檔案保管狀況進行一次全面檢查，做好檢查記錄，發現問題及時解決。

6嚴格檔案的出入手續，做好日常登記，統計工作。

7、檔案工作人員調動工作時，必須将所保存的檔案數量、狀況詳細交待清楚。

三、檔案保密制度

1、檔案人員要嚴格遵守《中華人民共和國保密法》，切實保證檔案的完整與安全。

2、檔案資料要嚴加管理，經常清點，不丢失，不洩密。

3、外語系為非涉密單位，禁止處理涉密信息，如有特殊情況，須按照保密制度，上報有關部門予以解決。

4、工作中形成的帶有字迹的廢紙要集中存放，統一銷毀，以免洩密。

四、檔案統計制度

1、檔案資料的收進和移出随時進行登記。

2、全宗和案卷數量要每年年底彙總、核對一次。

3、及時準确地掌握并記錄檔案資料的利用情況及效益。

4、按照學校有關部門的要求，随時做好統計報表工作。

5、統計數據要真準确、齊全、及時，符合學校要求。

五、檔案利用制度

1、檔案管理工作人員要熟悉本系檔案資料的情況，主動了解學校、教師及學生對利用檔案的需要，積極做好提供利用工作。

2、對檔案要編制目錄或利用一定的檢索工具，以便及時準确地提供檔案。

3、積極搞好檔案史料的編研工作，檔案工作人員要與有關部門配合，編寫機構沿革，大事記、基礎數字彙編，文件彙集等，積極主動地為學校各項工作服務。

4、凡查閱檔案資料者，要說明查閱目的，經領導批準後方可查閱，借閱的要填寫《檔案利用登記薄》，并且隻限批準的内容，不得随意擴大閱讀範圍。摘抄、複制檔案資料，要注意保密，做好登記，用完後退交銷毀。

5、利用者在查閱要愛護檔案資料，不得污損、圈劃、塗改、折角、拆卷或撕頁。

6、查閱完畢，檔案工作人員要嚴格進行清點、核對、辦理退還手續。