外語系文件
外字 [ 2006 ] 18号
外語系物品采購及報銷管理規定
根據學校有關要求，本着規範外語系物品采購、報銷管理程序，節省外語系經費的原則，結合外語系的實際情況，特制定本規定。
一、本規定适用于未列入學校集中采購範圍内的物品采購及報銷。
本規定中的物品是指各種形态和種類的物品，包括原材料、耗材、設備、器材、産品等。
二、采購程序及要求
（一）系綜合辦公室、教務辦公室、學生工作辦公室因工作需要購買物品時，應先提出采購計劃，認真填寫采購計劃單，明确采購物品數量、品質、規格、金額及用途。采購預算資金在500元以下的由系主管領導審批，500元以上（含500元）的由系主任、系主管領導、系行政副主任共同審批；各系、部、中心及各專門項目所需的物品采購分别由系主任、系行政副主任、相關專項負責人審批。
（二）采購計劃被批準後，對采購資金總額度不超過500元的物品，可由單人進行采購；采購資金總額度超過500元（含）的物品，必須在進行3家以上的供貨單位（部門）進行詢價比較的基礎上，确定最佳供貨單位（部門），并由2人（或2人以上）共同完成采購計劃；
（三）對于采購資金單價大于500元的物品，如無法找到3家以上供貨單位（部門）的，一般暫緩采購，特殊情況報系主任審批；
（四）貨款的支付必須遵守學校相關規定，能以支票形式進行結算的盡量不以現金形式進行結算；1000元以上貨款，必須以支票形式結算。
（五）物品到貨後，必須由2人以上進行驗收，驗收人員不為非采購人員。驗收程序參照《哈爾濱工程大學儀器、設備（家具）采購實施細則》（校字 [2006] 2号）執行；
（六）物品采購必須嚴格執行采購程序，經辦采購的人員與負責采購計劃審批人員及驗收人員須相互分離并各負其責，同時提供采購信息人員盡量回避具體采購工作，在審批、采購及驗收過程中不得收受回扣及各類饋贈。出現違法違紀行為的，相關人員按法律、法規的有關規定處理。
三、物品采購并驗收合格後，由經辦人按照學校财務管理規定認真填寫報銷憑據，經相關負責人審批後到校财務處報銷，其中驗收人、經辦人及審批人必須為不同者，且報銷程序應嚴格按照學校财務管理制度執行。
四、本規定自
附：采購計劃單
主題詞：采購 管理規定
外 語 系
外語系采購計劃單
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