外語系文件
外字 [ 2006 ] 20号
外語系系辦公會議事規則
為進一步加強系内各項工作的議事規則與決策機制，提高工作質量和效率，避免決策的随意性和個人獨斷現象，建立健全系内監督制約機制，促進黨風廉政建設，特制定本規則：
一、系辦公會的議事範圍
1．傳達學校重要決定、指示、文件和會議精神，讨論貫徹、落實、實施的辦法。
2．審議本系發展規劃、經費預算、經費使用、評選先進、職稱評聘、崗位聘任、津貼發放及人員任免、調配、獎懲等重要事項。
3．及時研究重大突發事件并做出決定。
4．交流和布置日常工作，了解各項工作的進展、完成情況。
5．其他需要系辦公會研究讨論的事項。
二、系辦公會的議事原則
1．堅持集體領導與個人分工負責相結合的原則。系領導班子成員要認真貫徹系辦公會的集體決定并根據各自的崗位職責，做好職權範圍内的工作。系領導職權範圍内能夠解決的問題，一般不提交系辦公會。
2．系領導班子成員要認真貫徹“集中領導、民主集中、個别醞釀、會議決定”的原則，努力提高系辦公會的質量與效率。
3．系領導班子對人事變動、物品采購管理、一次性支出500元以上的财務活動均應集體讨論決定，需提交系辦公會研究的要上會決定。
三、系辦公會的程序和要求
1．系辦公會一般每周召開一次，也可根據工作需要适時召開。
2．系辦公會由系主任負責召集并主持，參加會議的人員由其他四位系領導和三辦主任組成。
3．系辦公會堅持民主集中制原則，對每件事的決定須經過認真讨論。對意見不集中、讨論不夠成熟的問題，應暫緩決定；必須做出決定的事項，應按少數服從多數的原則進行表決。
4．系辦公會做出決定的事項，系領導班子成員要按職責分工認真組織落實，落實情況要向系辦公會報告。
外語系系務公開實施細則
為深入貫徹落實《哈爾濱工程大學校務公開實施意見》的有關精神，進一步推進依法治校、民主治校的進程，增強外語系管理工作的透明度，根據校黨委的要求，制定外語系系務公開實施細則：
一、系務公開的主要内容
1. 外語系的年度工作計劃、年度工作總結等；
2.本系的财務收支情況。日常經費、業務經費及其他經費的收入、支出、使用及管理情況。
3.外語系職工和幹部的聘任（聘用）、考核、獎懲、晉職、職稱評定、津貼評定、出國考察等有關政策、程序及結果。
4.領導幹部廉潔自律情況，黨風廉政建設責任制落實情況，領導幹部經濟責任審計情況等。
二、系務公開的形式
系務公開的形式應服從于公開的内容和範圍，主要有：
1. 各種會議形式。通過召開系辦公會議、黨支部大會、全系職工大會、科室辦公例會等形式，公開相關系務。
2. 各種公文形式。本系以各種文件、公告、通知、會議紀要等形式公開有關系務。
3. 系領導班子成員要定期向全系職工大會述職并接受評議和測評。評議和測評結果及時報告學校有關部門。
三、系務公開的實施辦法
1. 在校黨委統一領導下，逐步健全組織機構，完善制度，規範運作，堅持程序，統籌安排，周密部署，認真實施，使系務公開工作逐步走向制度化、規範化。
2. 成立由系主任任組長，副主任、科長、工會小組長為成員的系務公開領導小組，具體負責系務公開落實、完成情況。對系務公開的形式和内容，全系職工有權向系務公開領導小組提出質疑。
3. 通過多種途徑，廣泛聽取全系教工的意見和建議，接受大家的監督，使系務公開真正落到實處。
4. 從實際出發，突出本系的工作重點，努力與全系職工行使民主管理、民主監督的權利相結合，适應學校内部管理體制改革的形勢，推進各項工作的順利開展。
外語系公務接待制度
為了規範接待工作，做到接待熱情、禮貌、周到，根據上級有關規定，結合我系實際情況，從嚴控制公務費用開支，樹立勤儉節約、勤儉辦事的良好風氣，特制定本制度。
一、接待範圍
上級主管部門的領導及随行人員，系領導以系名義邀請來系考察、檢查和指導工作的客人以及系領導因公指定和聯系的其他客人；
二、接待标準
在周到、節儉前提下安排的接待，由系領導負責确定相應接待标準；
三、接待工作承辦單位
系領導安排的接待工作，由系綜合辦公室承辦；
四、接待要求
系因工作需要接待客人，要盡量減少陪客，原則上不搞一客多陪；
3．同時接待幾方客人，原則上安排統一就餐；
4．外省、市客人到我系學習、交流、考察，一般情況下隻接待到達或離開時的一餐，住宿和其它費用由其自理；
5．接待費用經分管主任審核，主任審批後由承辦單位負責報銷；
6．客人在系安排的各項活動中用車，原則上由各承辦接待工作的單位安排落實；
7．各級接待人員在交往和接待工作中，不得收受禮品饋贈。确因各種原因未能拒收的禮品須在一周内向系黨政第一負責人彙報并上交系登記；
8．公務接待一般不得贈送禮品和紀念品，确需贈送禮品的，必須報請主管領導同意，一般情況下贈送學校禮品，且不得贈送高檔貴重禮品。
五、本制度自發布之日起執行。
外語系人事管理制度
一、 外語系成立人事管理領導小組，系主任任組長，系黨總支書記為副組長，其他系領導為成員。負責對教師人才引進聘任、出國、調出、國内進修，辦公室人員公開招聘、職工崗位聘任、業績津貼發放等事項的集體研究作出決定。
二、 貫徹改革精神，以發展為第一要務，遵循按需設崗，公開招聘、平等競争、擇優聘任、嚴格考核，合同管理的原則，科學設崗，不拘一格選拔人才。堅持思想條件與業務條件并重，綜合考慮應聘者的綜合素質和能力，調動教師積極性，建設一支結構優化、素質優先、精幹高效的教職工隊伍。
三、 增強工作的透明度，嚴格程序，公平公開，廉潔奉公，自覺接受廣大教職工的質詢和監督。
四、 教師引進的程序
1、 根據教師隊伍建設需要和學校有關人才引進的政策，引進高素質的急需人才，碩士以上學曆或副高職以上中青年骨幹教師。
2、 由系學術委員會專家集體對拟進人進行考核，進行試講并進行無記名投票表決，過半數者方可報系人事工作領導小組進行讨論。
3、 系人事工作領導小組參考系學術委員會意見，認真讨論，綜合考核拟引進者的政治思想素質和業務素質，作出是否引進的決定。
4、 決定引進該人後，由系主任和總支書記共同簽名後送交校人事處辦理。
五、 研究生留校任教的程序
1、 根據學校下達的留人指标，向校内外公開招聘信息。
2、 組織系學術委員會對報名人員進行試講和綜合素質考核，進行無記名投票表決，過半數者為通過，并根據名額多少進行排序
3、 聽取輔導員及學生主管領導有關該生的在校表現及有關情況。
4、 系人事工作領導小組集體研究讨論決定留校人選。
5、 由系主任、總支書記共同簽名後送交校人事處審批。
六、 辦公室工作人員的聘用
（一） 辦公室主任的聘任
1、 提前一周向全校公開發布崗位需求信息，并接受競聘者的報名。
2、 對報名競聘人員進行資格審查。
3、 組成考核委員會。該委員會由系主任任主任，系領導班子成員和學校人事處、教務處、研究生院領導組成。
4、 由競聘人作競聘報告，并考核其對相關崗位所具備的知識、綜合能力及計算機操作能力。
5、 由考核委員會無記名投票，擇優聘用。
6、 公示考核結果三天，接受群衆監督。
7、 上報人事處備案。
（二） 辦公室工作人員的聘任
1、 提前一周公開招聘信息，并接受報名。
2、 竟聘人述職，系聘任委員會考核并無記名投票，半數的上為通過
3、 系領導班子聽取辦公室主任意見，研究通過。
4、 公示三天。
七、 教研室、實驗室主任的聘任
1、 教研室、實驗室主任（副主任）是系的基層業務領導，應選擇業務能力強、工作能力強、有群衆威信者擔當。
2、 事前應廣泛征求群衆意見，征求教研室原主任或現領導的意見。
3、 系人事工作領導小組研究決定，公示三天。
4、 系下發任命文件，并報學校相關部門備案。
八、 教師中推薦單獨考試研究生程序
1、 面向全系教師發布信息。
2、 接受報名，審查資格。
3、 系領導和系學術委員會成員組成聯合推薦委員會，對申請人進行評議，并無記名投票。
4、 根據推薦名額，按得票多少，排序并從得票由高到低決定推薦人員名單。
5、 向學校主管部門上報名單。
九、 職工的崗位聘任
1、 公開學校相關政策規定，向全體人員進行宣講，人人清楚學校的政策。
2、 制定符合本系實際聘任辦法及各崗位職責。
3、 公開崗位數及崗位職責。
4、 成立由系領導和各教研室主任組成的崗位競聘評審委員會，負責資格審查，業績成果的審查。
5、 公開展示申請人的業績成果。
6、 系評審委員會讨論評議的基礎上實行無記名投票，确定應聘人員是否上崗。公示評聘結果。
7、 系主任與被聘人簽定聘任書。
十、 教師出國培訓、國内進修應經過系人事管理領導小組讨論通過。
十一、年終業績津貼的發放實施方案
1、 向全體人員宣講學校文件精神。
2、 成立由系領導、各教研室主任參加的評審委員會。
3、 根據教學、科研、管理工作完成情況，獎優罰劣，公平競争，綜合考慮，有利調動教職工積極性的原則，制定切合自己單位實際的分配方案。
4、 組織教職工述職，業績考核。
5、 發動廣大教職工對方案進行讨論，提出意見，合理者應予采納。
6、 公布方案，并上報校人事處審批。
7、 人事處批複後，由辦公室實施發放。
十二、教職工評優辦法
1、 教職工評優包括校以上各類黨、政系統組織的評選先進的 活動。
2、 向全系發布評優的文件、信息。
3、 公布評優原則、條件、名額數及方法步驟。
4、 以教研室或黨支部為單位自下而上進行推薦候選人。
5、 組織教研室主任（支部書記）聯席會會議，由推薦單位介紹候選人事迹。
6、 由聯席會無記名投票表決。
7、 系務會或黨總支研究決定上報學校有關部門。
外語系财務管理辦法
為規範系裡财務管理，特制定以下管理辦法。
一、外語系設财務工作領導小組。系主任為組長，分管财務工作副主任為副組長。系其他領導及系辦公室主任為組員。财務工作領導小組負責對系裡财務工作進行領導、決策和實施。
二、外語系設财務監督小組。監督小組由3人組成。成員由廣大教職工推選的非系班子領導成員擔任。負責對系财務工作進行監督。可随時對系财務工作提出質疑、查帳。
三、實行賬款分開，由系辦公室二人分管賬目和現金、負責日常管理。
四、系财務工作嚴格遵守國家法令及政策法規，遵守校财務工作有關規定，接受校财務處指導和監督。嚴格收支兩條線。辦班創收費用及時、如數上交财務處，并開據哈爾濱工程大學統一使用的收據，并按财務處規定支取酬金和留成。
五、财務支出由系财務領導小組集體研究決定。現金支出需填寫現金支出表，方能支取。現金支出表由經辦人（系辦公室主任）|、審核人（系分管副主任）、批準人（系主任）三人會簽後方能生效。
六、計劃内撥款由系分管财務副主任統一保管經費卡，實行主任審批報銷制度和借還卡登記制度。
七、系财務實行公開、透明的管理，自覺接受廣大群衆的監督，自覺接受系财務監督小組的監督，每年年終由系主任向全體教職工報告本年财務收支情況。
外語系财務工作組織機構
一、 外語系财務工作領導小組組成名單
組長：歐陽铨
副組長：陳岩
組員：尹日培 陸軍 李麗
二、 外語系财務監督小組組成名單
組長：武光
成員：王慶忠 孫寰
三、 外語系兼職财會工作人員
會計：李麗
出納：周麗雲
哈爾濱工程大學外語系黨總支發展黨員的若幹規定
一 積極開展黨員發展工作。遵照中央在高校發展黨員的文件精神，積極慎重地在大學生中和青年教師中發展黨員。要做到程序完整，執行嚴謹，質量過硬，把關嚴格。堅決杜絕徇私舞弊，以權謀私的行為。
二 充分發揮黨支部的戰鬥堡壘作用。加強黨支部的建設和組織的健全；加強支部骨幹的思想政治素質的培養和黨建業務的培訓，使基層組織成員懂得發展黨員的程序和組織紀律的規定。充分發揮基層支部領導群衆，發動群衆，教育群衆的作用，培養入黨積極分子的積極性和主動性；充分尊重支部在發展黨員工作中的自主權；充分保障廣大黨員的參與權和監督權。
三 黨支部要認真對要求入黨的積極分子進行培養考察。入黨積極分子的培養考察由黨支部安排落實給黨員。入黨積極分子的确定，重點培養對象的确定，進入黨校學習人員名單的确定，年度發展計劃的确定以及發展對象的确定，一律由基層黨支部确定并上報給黨總支審批，尊重廣大黨員的民主權利。任何人不得幹涉基層黨支部的工作，或者向黨支部提出建議名單。基層黨支部讨論确定發展對象名單後，準備好相應的材料報黨總支預審。
四 黨總支委員會要認真預審發展對象的相關材料是否齊全，個人的現實表現及群衆的認可度。對不符合培養程序，弄虛作假的要嚴格把關；對不符合黨員标準的要嚴格把關。審查材料“八必備”：１．入黨申請書；２．入黨積極分子培養考察寫實表；３．黨校學習結業證書；４．家庭主要成員函調；５．綜合政審材料；６．共青團推優材料；７．思想彙報與思想自轉；８．本學年學習成績表及班級排名。“六個不發展”：１．确定為積極分子不滿一年者；２．有考試作弊行為或受其他處分者；３．學習成績上學期有不及格者；４．四級外語國家統考沒通過者；５．沒有進入年度發展計劃者；６．沒有通過民主測驗者。
五 聽取各方面的意見。征求班主任，教研室主任及任課教師對拟發展人的意見；公示三天，接受信訪。
六 召開黨總支委員會，對發展對象進行認真預審并表決，通過預審者報校黨委組織部審查。
七 黨支部舉行接收黨員的支部大會。支部正式黨員必須２/３以上到會，舉手表決，過半數以上者方可通過。
八 支部通過後，報總支審批。同時組織相關人員進行談話，進一步考察。
九 報校黨委審批。
外語系“三好學生”“優秀學生幹部”評選辦法
一 三好學生推選條件
1 能夠認真學習馬列主義、毛澤東思想和鄧小平理論，關心時事，上好政治理論課和思想修養課，樹立為人民服務的思想。
2 學習目的明确，态度端正，勤奮刻苦，不斷提高動手能力。平均成績在良好以上，且全年考試成績無不及格。
3 學生德智體在該班的綜合測評總分居全班前20%。
4 尊敬師長，團結同學，關心他人，熱愛勞動，具有良好的道德修養和文明禮貌習慣。
5 遵紀守法，維護社會公德，愛護公物，不斷加強組織紀律性，未受過違紀處分。
6 關心集體，積極參加各種課餘活動，認真完成組織交給的工作。
二 優秀學生幹部推選條件
1 具備三好學生的條件。
2 具有較強的組織能力和工作能力，能夠認真履行崗位職責，積極肯幹，工作成績突出。
3 熱心為同學服務，處理問題公正，在學生中有較高威信。
4 連續擔任學生幹部工作一年。
三 具體實施辦法
1 采取民主集中制的原則，通過學年總結大會民主選出。
2 輔導員進行學年總結動員，宣布各班的評選名額分配。
3 班長組織班内全體同學召開學年總結大會，班主任參加。
4 每名同學進行自我總結。
5 全體同學進行民主投票。
6 選出的結果報至學工辦，輔導員與班主任對選舉結果進行協商，決定人選。
7 進行公示。
8 報系學生工作領導小組審批。
外語系獎學金評定條件與辦法
一 評定條件
在所評獎學金的學年中無違紀現象，在日常生活中，刻苦學習，積極參加各項活動，配合系裡工作。
二 評定辦法
1 把每學期的學習成績作為最主要的依據。學期初各班學習委員排出班級内的學習成績，報至學生工作辦公室。
2 輔導員與各班班主任溝通，全面了解每位同學的日常表現，給出綜合測評成績。
3 系内實行紅白卡制度，輔導員對此嚴格把關，卡上必須有輔導員簽字或公章才能生效。
4 按比例評出後，經系學工組研究決定獎學金獲得者。
5 公示三天，報至學生處。
國家獎學金評定辦法
一 評定條件
1熱愛社會主義祖國，擁護中國共産黨的領導，道德品質優良；
2自覺遵守憲法和法律，執行大學生守則和學校規章制度，生活儉樸；
3身體健康；
4在校期間學習成績優秀或參加全國統一高考成績優秀；
5家庭經濟困難；
6新生申報者的學習成績應以入學成績為依據；
7在校期間無警告以上（含警告）紀律處分及誠信等方面的不良表現；
8志願到國防工業系統就業。
二 評定程序
1個人申請。
2考慮成績。
3班級評議。
4學工組讨論，并征求班主任意見。
5公示三天。
外語系學生幹部選拔制度
一 新生幹部選拔
1 學生遞交個人申請，體現高中時的表現能力及特長，淺談對所競選職務的認識和對所任職工作的構想。
2 綜合考慮高考成績，通過查看高考檔案了解基本情況,并參考其軍訓表現。經輔導員與班主任協商後，班級幹部由輔導員選優任命。從第二學期起采取民主集中制的原則進行改選。
二 系内學生會，系團委幹部的評選條件和步驟
(一)條件
1 要有敏銳的政治頭腦，堅定的政治信仰，紮實的業務基礎，較強的組織能力。
2 學習成績優秀，有科學的管理方法，有廣泛的群衆基礎。
(二)步驟
1 建立評定委員會，由系内主管學生工作的領導，輔導員及上一屆的學生會或團委的學生幹部組成。
2 舉行公開答辯會，參加人員有所涉及年級的同學及評定委員會的全體成員。
3 評委投票。
4 系學工組讨論決定最終人選。
5 公示三天。
學生助學貸款評定
一 評選條件
1 學生必須學習認真，品德優良，誠實守信，嚴格遵守國家經辦銀行以及學校的各項規定，承諾正确使用所貸款項，并按規定履行還款義務。
2 學習不努力，不積極參加集體活動，或有違反校規校紀行為，有抽煙酗酒等不良行為的，申請貸款不予考慮。
3 學生在貸款申請書中，必須如實寫清家庭經濟狀況。
二 評定程序
1 學生本人提出申請。
2 考慮綜合排名。
3 系學工組研究讨論決定。
4 公示三天。
外語系推薦免試攻讀碩士學位研究生細則
第一條 根據《哈爾濱工程大學推薦免試攻讀碩士學位研究生的管理規定》，結合外語系英語專業的特點，特制定外語系推薦免試攻讀碩士學位研究生工作細則。
第二條 成立外語系免試攻讀碩士學位研究生推薦小組。
人員組成：組長：系主任；副組長：總支書記、教學副主任及主
管學生工作的副書記；成員：英語專業教研室主任、副主任、學生輔導員、班主任、教務辦主任、英語專業教學參謀。
第三條 推薦的基本條件。
1、學習态度認真，學習成績優良，品行端正，關心集體，熱愛
勞動，德、智、體全面發展。
2、全國高等學校英語專業四級考試成績在良好以上，所學專業
課程必須一次通過。
3、文藝、體育及社會工作特長等方面特長生，全國高等學校英語專業四級考試成績在及格以上，所學專業課程必須一次通過。
第四條 綜合平均成績的計算方法。
綜合平均成績由兩部分組成：綜合平均學習成績+各類加分
1、綜合平均學習成績。綜合平均學習成績的核算範圍為前六學
期的所有考試課和考查課的成績。
綜合平均學習成績= (考試課加權平均成績+考查課加權平均成績)÷2
考試課加權平均成績=∑(學分X考試課成績)／∑考試課學分
考查課加權平均成績=∑(學分X考查課成績)／∑考查課學分(考查課成績按優秀95分、良好85分、中等75分、及格65分、不及格30分計。)
2、各類加分。在校期間獲得校獎學金者，特等獎加0.5分，一等獎加0.4分，二等獎加0.3分，三等獎加0.2分，各類校級單項獎學金加0.1分；在校期間獲創新獎學金者，一等獎加1.5分，二等獎加1.0分，三等獎加0.6分。
3、全國高等學校英語專業四級考試成績優秀者加0.5分。
4、在校期間被評為全國傑出青年、三好學生或優秀學生(團)幹部(含标兵)者加0.6分；被評為省級傑出青年、三好學生或優秀學生(團)幹部(含标兵)者加0.4分；被評為校級傑出青年、三好學生、優秀團員或優秀學生(團)幹部(含标兵)者加0.3分。
5、在校期間參加省、部、市級大學生單科競賽優勝者，一等獎加0.4分，二等獎加0.3分，三等獎加0.2分，參加學校組織的單科競賽優勝者，一等獎加0.3分，二等獎加0.2分，三等獎加0.1分.
6、社會工作特長生加分不得超過1分，其中擔任校級以上學生幹部加分由校團委負責認定；系學生會主席、團委副書記和宣傳中心主任加0.8分；系團委和學生會部長、各班班長和團支書加0.6分；系團委和學生會成員及各班學習委員、生活委員、心理委員、體育委員、組織委員、宣傳委員加0.4分，擔任多個職務的不累加。
7、社會特長生資格由外語系免試攻讀碩士學位研究生推薦小組認定，考察時間為學生在校前六個學期。
8、文藝和體育特長生加分由學校有關部門審議确定。
9、文藝和體育特長生在文藝和體育方面取得的證書和成績，不再加分。
10、外語系推薦委員會根據學生入學以來各方面表現。如政治思想、自學能力、實踐動手能力、科研創新能力等方面可加0―1分。
1１、對于同一名學生所有因素的加分總和不超過10分。
第五條 推薦程序。
1、第六學期期末至第七學期初，各班班長負責核算本班同學的綜合平均成績，由高到低排出順序，由班長報送教務辦公室。
2、由教務辦公室将該年級學生的綜合平均成績統一由高到低
排序，按學校當年分配指标的200%确定本系的推薦名額。成績綜合排序在該範圍内的學生有資格提出申請。
3、推薦校外免試研究生的條件同推薦校内研究生相同。文藝、體育和社會工作特長生原則上推薦本校，其餘學生按綜合平均成績由高向低，有優先選擇權。
4、推薦免試的名單由外語系免試攻讀碩士學位研究生推薦小組審核後，在全系範圍内公示三天，無異議後，上報學校推薦免試攻讀碩士學位研究生委員會。
第六條 本細則解釋權在外語系教務辦公室。
學生特困補助與夥食補助評選條件和程序
一 家庭貧困（包括本人申請和貧困證明）。
二 學習努力，遵守校規校紀，無違紀現象。
三 生活樸實，無不良嗜好，不沉溺于網絡。
四 同學評議，公示三天，系學工組審核确定名單。
五 上報上級機關。
2006年12月31日
外 語 系 2006年12月31日印發