各處級單位:
為做好學校2014年各類檔案歸檔工作,現将有關事項通知如下:
一、本年度全校歸檔立卷工作從3月17日開始,具體時間安排見附件。附件中所列的歸檔時間是歸檔的最後截止時限,請各單位嚴格遵守,在時間節點前完成歸檔組卷工作。特殊情況請提前與檔案館溝通。檔案館将定期在學校辦公系統發布各單位歸檔情況。
二、繼續鼓勵條件成熟的單位實行網上立卷歸檔工作。各單位兼職檔案員可在本單位訪問檔案館網頁進行檔案目錄的錄入、輸出及組卷工作。網上歸檔立卷不受歸檔時間安排的限制,各單位可随時與檔案館聯系,檔案館負責相關培訓及具體指導。
三、各單位要做好文件材料的收集工作,尤其要加強大事記、統計報表、黨團員名冊、财務預決算、會議材料、調研材料等“帳外”文件材料,産權關系、個人權益等材料,照片、錄音錄像、光盤等特殊載體材料以及對外交流和業務活動、專項活動中形成的實物檔案的收集力度,确保歸檔文件材料齊全完整。
四、根據中共中央辦公廳、國務院辦公廳《電子文件管理暫行辦法》的要求,做好2014年度電子文件的歸檔工作。歸檔的電子文件一式兩套,以光盤或移動硬盤形式存檔。
五、歸檔範圍與檔案交接清單等相關表格可登錄檔案館網頁下載,歸檔時要攜交接清單目錄的電子版。
六、涉密檔案應單獨整理、組卷,按規定程序移交檔案館。
七、各單位要做好群衆路線教育實踐活動形成的各種形式和各種載體文件材料的收集歸檔工作,确保相關文件材料的齊全完整。
八、根據《哈爾濱工程大學檔案工作考核實施辦法》(校字〔2010〕14号)的規定,各單位的歸檔工作納入學校對其領導班子的年度考核内容。
附件:1. 2014年黨群、行政、聲像檔案歸檔時間安排